Le vote par correspondance en copropriété enfin rendu possible.

La Loi ELAN, du 23 novembre 2018, avait introduit dans le statut de la copropriété un nouveau mécanisme devant faciliter le processus décisionnel en copropriété : le vote par correspondance (article 17-1 A de la Loin du 10 juillet 1965).

Ce vote devait avoir pour support un formulaire type prévu par décret.

Précisons que le texte de la Loi ELAN, assez maladroitement rédigé, prévoyait notamment qu’un formulaire n’indiquant pas précisément le sens du vote ou exprimant une abstention devait être considéré comme un vote défavorable. Était également considéré comme défavorable le vote par correspondance portant sur des résolutions, qui à l’issue des débats en assemblée générale, avaient évolué de manière substantielle.

L’ordonnance du 30 octobre 2019, prise en application de cette Loi ELAN, est venue proposer une nouvelle rédaction de l’article 17-1 A devant pallier ces maladresses.

Ainsi les dispositions relatives au formulaire imprécis ou au changement substantiel étaient supprimées. Effectivement l’appréciation du caractère substantiel était de nature à ouvrir un nouveau contentieux ; tout comme l’était l’inégalité de fait créée entre le copropriétaire abstentionniste présent et celui votant par correspondance.

Il devait néanmoins désormais être précisé que si la résolution faisait l’objet d’un amendement au cours du vote, le votant par correspondance serait considéré comme défaillant afin qu’il puisse éventuellement contester la décision prise.

L’ordonnance renvoyait alors à un arrêté devant fixer le formulaire type.

« Précipité » par la crise sanitaire liée au COVID-19, cet arrêté est paru le 2 juillet 2020 (publié au JO le 03 juillet 2020).

Il pose un formulaire type dont certaines « zones grisées doivent être remplies par l’organisateur de l’assemblée » et ce avant l’envoi aux copropriétaires.

Il appartient ensuite aux copropriétaires de préciser leurs intentions de vote dans un tableau type.

Le vote par correspondance et son formulaire sont régis par les articles 9 alinéa 2, 14 alinéas 1 à 4 et 17 alinéa 3 du Décret du 17 mars 1967 récemment modifié par un Décret du 02 juillet 2020 (Décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pris pour l'application de l'ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et relatif à diverses mesures concernant le fonctionnement de la copropriété).

Ainsi le formulaire type, dûment rempli par l’organisateur de l’assemblée, doit obligatoirement être joint à la convocation (Art 9 al.2 décret du 17 mars 1967)

Une fois entre les mains du copropriétaire concerné, ce dernier doit adresser son formulaire, contenant intentions de vote, 3 jours francs avant la date de l’assemblée générale.

Il peut alors être adressé par courriel à l’adresse indiquée par l’organisateur de l’assemblée. Dans de telles circonstances, il sera présumé reçu à la date de l’envoi (Art. 9 bis décret du 17 mars 1967).

Notons qu’il s’agit, ici, d’un simple courriel et non d’un courrier recommandé électronique. Ce mode de communication devra être utilisé avec prudence et sera, sans nul doute, source d’un contentieux important tant il est vrai, rappelons-le, que l’ordre public du statut de la copropriété retient comme unique moyen de notification le courrier recommandé qu’il soit papier ou électronique.

La feuille de présence de l’assemblée devra, par ailleurs, mentionner l’identité et l’adresse des copropriétaires ayant voté par correspondance en précisant la date de réception du formulaire par le syndic (Art 14 al.1 à 4 décret du 17 mars 1967).

Il y ici une nouvelle erreur rédactionnelle puisque le syndic n’est pas l’unique potentiel organisateur de l’assemblée…

Si le votant par correspondance est présent ou représenté à l’assemblée, le formulaire devra être écarté, quelle que soit la date d’émission ou de réception du formulaire, du mandat et ce y compris en cas de mandat de vote en blanc c’est-à-dire ne désignant pas précisément un mandataire (Art.14-1 décret du 17 mars 1967)

L’organisateur de l’assemblée, le président de séance et le président du conseil syndical deviennent alors de véritables enquêteurs devant apprécier la véracité d’un mandat pour hypothétiquement écarter un bulletin de vote préalablement transmis.

Gageons une nouvelle fois que le contentieux issu de cette disposition sera abondant.

Enfin, le procès-verbal lorsqu’il précise, sous l’intitulé de chaque question, le résultat du vote, devra préciser l’identité, l’adresse et le nombre de voix des votants par correspondance assimilés à des défaillants lorsque la résolution aura fait l’objet d’un amendement en cours de vote.

En d’autres mots, si la résolution évolue en cours d’assemblée, pratique discutable, le procès-verbal devra compter parmi les défaillants, les votants par correspondance (Art.17 al.3 décret du 17 mars 1967)

L’appréciation de l’amendement et la nécessité d’une telle précision étant laissés au bureau de séance, une troisième source de contentieux s’ouvre ici.

Rappelons, à toutes fins utiles, que l’ordonnance du 20 mai 2020, permet au syndic, jusqu’au 31 janvier 2021, de prévoir des assemblées générales sans présence physique des copropriétaires.

Cette ordonnance précise que, parallèlement à l’emploi de la visio/audiconférence, les copropriétaires pourront voter par correspondance dans les modalités évoquées ci-dessus.

Si le recours à la visio/audioconférence est impossible, le syndic pourra imposer aux copropriétaires de voter uniquement par correspondance.

Ces nouvelles techniques adoptées dans un contexte particulier ne sont pas sans conséquences sur la convocation et la tenue des assemblées.

Ainsi si la convocation a déjà été émise,  le syndic devra informer les copropriétaires des modalités retenues au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée.

Pour les convocations à émettre, cette dernière devra indiquer que les copropriétaires ne peuvent participer à l'assemblée générale que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, sans préjudice de la possibilité de voter par correspondance. En cas d’impossibilité technique, la convocation précisera que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance.

A l’issue de l’assemblée, le président de séance certifiera exacte la feuille de présence et signera, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant sa tenue.

Si les décisions ne sont prises qu’au seul moyen du vote par correspondance, le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic, assurera les missions qui incombent au président de séance.