Bref Rappel : Le Vote en assemblée générale du syndicat des copropriétaires

Selon l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant à la quote-part des parties communes qu’il possède, c’est-à-dire ses tantièmes de copropriété.

Une résolution n’est adoptée que tout autant que la question posée ait recueilli un nombre de voix correspondant à la majorité que lui applique le statut de la copropriété. Dès que le vote a eu lieu et que la majorité a été atteinte, la décision a été prise. Elle s’impose alors aux copropriétaires et ce tant qu’elle n’a pas été annulée judiciairement ou par une autre assemblée.

Il se peut que le syndicat des copropriétaires soit, lui-même, propriétaire de lots dans la copropriété. Dans ces conditions, il ne peut voter et ses voix sont retranchées des différents calculs de majorité .

L’article 22 prévoit, également, des règles spécifiques évitant à un copropriétaire ultra majoritaire de prendre l’ascendant sur la vie de la copropriété. Ainsi lorsqu’un copropriétaire détient, à lui seul, plus de la moitié des tantièmes de copropriété, afin qu’il ne puisse systématiquement imposer sa volonté aux autres copropriétaires, la loi a prévu un mécanisme de réduction de ses voix. Ses voix sont effectivement automatiquement réduites à la somme des voix des autres copropriétaires.

Ainsi et par exemple si un copropriétaire détient 600/1000èmes des parties communes, le nombre de ses voix est réduit à 400. Les différentes majorités seront alors calculées en tenant compte de cette modification sur une base de 800 voix (400 +400).

Cette règle est d’ordre public. Si elle n’est pas respectée, les tribunaux annulent les décisions prises et ce même si l’application de cette règle demeure sans effet sur le résultat des votes .

Il est à noter que les manœuvres entreprises pour contourner cette règle (vente, donation à un partisan ou ami, création de sociétés fictives…), en plus de rendre nulles les décisions obtenues en assemblée sont systématiquement annulées ou déclarées inopposables aux autres copropriétaires .

Attention ce mécanisme de réduction des voix ne s’applique que lorsque les lots concernés sont détenus par le même copropriétaire. Il n’est, par exemple, pas applicable lorsque :

- Un époux possède un lot en propre et un autre en indivision avec son conjoint .

- Une SCI détient des lots et son gérant d’autres lots .

Néanmoins, que depuis l’ordonnance du 30 octobre 2019, ce mécanisme de réduction des voix n’est plus applicable aux copropriétés composées de deux copropriétaires .

Le vote en assemblée peut se faire selon plusieurs modes :

- Vote écrit par bulletin nominatif.

- Vote à mains levées.

- Vote par bulletin émis par correspondance selon un formulaire type (arrêté du 2 juillet 2020)

Le vote par bulletins secrets et anonymes est strictement exclu et entache de nullité les décisions qui en découleraient.

Afin du lutter contre l’absentéisme en assemblée générale, l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 instaure un mécanisme de représentation des copropriétaires.

En cas d’empêchement, tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire afin que celui-ci le représente à l’assemblée. Ce mandataire ne doit pas obligatoirement être un copropriétaire , il peut ainsi s’agir d’un tiers à la copropriété. La clause d’un règlement de copropriété en stipulant autrement serait illicite. Le choix des mandataires connait néanmoins quelques limites : le syndic, ses préposés et leurs proches (époux, concubins, partenaires, ascendants et descendants…) ne peuvent recevoir de mandat de vote sous peine de nullité des décisions prises .

Les professionnels de l’immobiliers qui, de par leur activité de gestion de patrimoines immobiliers (gestion locative), seraient titulaires de mandats de représentation dans des immeubles dans lesquels ils sont également syndics, doivent agir avec prudence et ne pas prendre part aux votes, sous peine de nullité des décisions prises

La précision demeure essentielle, l'interdiction de recevoir des mandats affecte le syndic qui ,dans le cadre de son activité de gestion locative ou de gestionnaire de patrimoine, est lié par un mandat lui donnant pouvoir de représenter le propriétaire du lot aux assemblées générales (Civ 3ème 18 février 2004 n°12-26426)

Depuis la loi ELAN du 23 novembre 2018, chaque mandataire ne peut détenir, à quelques titres que ce soit, plus de 3 délégations de vote sauf si le total des voix qu’il détient, en ce y compris les siennes, ne dépasse pas 10% des voix du syndicat . Les millièmes servant à établir le nombre de ces voix sont les millièmes dits généraux .

En d’autres mots, un mandataire peut, par exemple détenir 4 mandats de vote ou plus si le total des voix correspondant à ces mandats et les siennes n’excède pas 100 voix sur 1000.

Une nouvelle fois, cette règle est d’ordre public, sa violation entraine la nullité des résolutions prises au cours de l’assemblée. Il existe, cependant une exception à ce principe : la représentation d’un syndicat secondaire. Ainsi un mandataire peut recevoir plus de 10% des voix du syndicat et donc plus de 3 délégations de vote à l’assemblée d’un syndicat principal si tous ses mandants appartiennent au même syndicat secondaire.

L’ordonnance du 30 octobre 2019 a apporté certaines précisions. Ainsi depuis le 1er juin 2020, l’article 22 de la Loi du 10 juillet 1965 permet à chacun des époux copropriétaires communs ou indivis d’un lot de recevoir des délégations de vote.

Le mandat doit respecter certaines règles formelles impératives :

- Il doit être écrit .

- Sauf mention expresse, il peut être librement subdélégué . Cet apport de la loi ELAN à la loi du 10 juillet 1965 n’est qu’une codification de la jurisprudence applicable jusqu’alors.

- Il peut être impératif (c’est-à-dire comprendre des instructions de vote) . Si le mandataire ne respecte pas les consignes de vote données par son mandant, l’assemblée générale n’en sera pas pour autant affectée, ce mandat étant inopposable au syndicat . Le syndic ne pourra pas empêcher le mandataire d’émettre un vote contraire aux instructions données et le copropriétaire mandant sera engagé par ce vote .Il faut cependant retenir qu’en cas de vote du mandataire sur des questions ne figurant pas à l’ordre du jour, le copropriétaire mandant doit être considéré comme défaillant au vote puisque son mandataire n’a pas reçu délégation de vote pour cette nouvelle question .

- Il peut être un mandat permanent accordé à un administrateur de biens .

- Il ne vaut que pour l’assemblée particulière pour laquelle il est donné.

Certaines difficultés relatives aux mandats subsistent dont notamment la question des pouvoirs en blanc.

Il s’agit d’une pratique courante en copropriété. Les copropriétaires empêchés adressent au syndic le formulaire de pouvoir sans pour autant avoir précisé le nom du mandataire habilité à les représenter. Après avoir rejeté une telle pratique, la jurisprudence a fini par l’admettre non sans lui fixer quelques limites.

La loi ELAN et son décret du 27 juin 2019 ont repris ce courant jurisprudentiel en lui apportant quelques nouveautés. La loi ELAN a ainsi incorporé à la loi du 10 juillet 1965 un nouvel alinéa à l’article 22 qui précise que « Lorsque le syndic a reçu des mandats sans indication de mandataire, il ne peut ni les conserver pour voter en son nom, ni les distribuer lui-même aux mandataires qu'il choisit. »

Le décret du 27 juin 2019 vient ajouter que le syndic qui reçoit un mandat avec délégation de vote sans indication du nom du mandataire, a l’obligation de remettre ce mandat en début de réunion au président du conseil syndical afin qu'il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote.

En l'absence du président du conseil syndical ou à défaut de conseil syndical, le syndic devra remettre ce mandat au président de séance désigné par l'assemblée générale .

La loi ELAN, du 23 novembre 2018, a introduit dans le statut de la copropriété un nouveau mécanisme devant faciliter le processus décisionnel en copropriété : le vote par correspondance . Ce vote devait avoir pour support un formulaire type prévu par décret.

Précisons que le texte de la loi ELAN était assez maladroitement rédigé, l’ordonnance du 30 octobre 2019, prise en application de cette loi ELAN, est venue proposer une nouvelle rédaction de l’article 17-1 A devant palier ces maladresses. Cette nouvelle rédaction devait ainsi préciser que si la résolution faisait l’objet d’un amendement au cours du vote, le votant par correspondance devrait être considéré comme défaillant afin qu’il puisse éventuellement contester la décision prise. L’ordonnance renvoyait alors à un arrêté devant fixer le formulaire type.

« Précipité » par la crise sanitaire liée au COVID-19, cet arrêté est paru le 2 juillet 2020 . Il pose un formulaire type dont certaines « zones grisées doivent être remplies par l’organisateur de l’assemblée » et ce avant l’envoi aux copropriétaires. Il appartient ensuite aux copropriétaires de préciser leurs intentions de vote dans un tableau type.

Les modalités d’utilisation du vote par correspondance et de son formulaire sont régis par les articles 9 alinéa 2, 14 alinéas 1 à 4 et 17 alinéa 3 du Décret du 17 mars 1967 récemment modifié par un Décret du 02 juillet 2020 .

Le formulaire type, dument rempli par l’organisateur de l’assemblée, doit obligatoirement être joint à la convocation .

Une fois entre les mains du copropriétaire concerné, ce dernier doit adresser son formulaire, contenant intentions de vote, 3 jours francs avant la date de l’assemblée générale.

Il peut alors être adressé par courriel à l’adresse indiquée par l’organisateur de l’assemblée. Dans de telles circonstances, il sera présumé reçu à la date de l’envoi .

Notons qu’il s’agit, ici, d’un simple courriel et non d’un courrier recommandé électronique. Ce mode de communication devra être utilisé avec prudence et sera, sans nul doute, source d’un contentieux important tant il est vrai, rappelons-le, que l’ordre public du statut de la copropriété reteint comme unique moyen de notification le courrier recommandé qu’il soit papier ou électronique.

La feuille de présence de l’assemblée devra, par ailleurs, mentionner l’identité et l’adresse des copropriétaires ayant voté par correspondance en précisant la date de réception du formulaire par le syndic .

Si le votant par correspondance est présent ou représenté à l’assemblée, le formulaire devra être écarté, quelle que soit la date d’émission ou de réception du formulaire, du mandat et ce y compris en cas de mandat de vote en blanc c’est-à-dire ne désignant pas précisément un mandataire .

Enfin, le procès-verbal lorsqu’il précise, sous l’intitulé de chaque question, le résultat du vote, devra préciser l’identité, l’adresse et le nombre de voix des votants par correspondance assimilés à des défaillants lorsque la résolution aura fait l’objet d’un amendement en cours de vote. En d’autres mots, si la résolution évolue en cours d’assemblée, pratique discutable, le procès-verbal devra compter parmi les défaillants, les votants par correspondance . L’appréciation de l’amendement et la nécessité d’une telle précision étant laissé au bureau de séance.

La loi ELAN avait prévu dans ses modalités dites d’application immédiate la faculté offerte aux copropriétaires de « participer à l'assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. »

Le décret du 27 juin 2019 en fixe les modalités concrètes d’application.

Ainsi, alors que les professionnels s’attendaient à un décret « technique » fixant les caractéristiques standards du système à mettre en place, ce décret édicte que « l'assemblée générale décide des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que des garanties permettant de s'assurer de l'identité de chaque participant. La décision est prise sur la base de devis élaborés à cet effet à l'initiative du syndic ou du conseil syndical. Le syndicat des copropriétaires en supporter les coûts »

Afin de garantir une participation effective des copropriétaires, ces supports devront, a minima, transmettre leur voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Le décret précise, en outre, que le copropriétaire qui émet le désir de participer à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique choisi par le syndicat, devra en informer, par tout moyen, le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion de l'assemblée générale .

La feuille de présence et l’émargement devront tenir compte de cette participation particulière en la précisant. La signature du copropriétaire absent physiquement n’est logiquement pas exigée.

Ce décret fait tout de même preuve de prudence sur l’emploi de ces nouvelles technologies. Ainsi, si des difficultés techniques ont empêché le copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, à l'audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote, celles-ci devront être mentionnées dans le procès-verbal.

Il appartient donc au syndicat des copropriétaires de fixer les modalités techniques applicables à cette participation électronique à l’assemblée et surtout de supporter ce nouveau coût.